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Sistema para oficina mecânica: da entrada do carro ao pagamento

O carro chega, o cliente explica o problema, o mecânico abre o capô e, a partir daí, cada peça trocada e cada hora de serviço precisa virar valor cobrado. O Oficina Ágil organiza esse caminho numa ordem de serviço que acompanha o veículo do orçamento até o pagamento, com estoque, financeiro e histórico ligados a ela.

Funciona instalado no computador da oficina, com Windows, mesmo quando a internet cai, e também pelo navegador do celular.

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Ordem de serviço com peças e mão de obra separadas

Na ordem de serviço entram o cliente, o veículo, o mecânico responsável e o prazo de entrega. Peças e serviços são lançados como itens diferentes, cada um com quantidade, preço, desconto e o colaborador que fez o trabalho. O total é calculado na hora, e o desconto geral pode ser em porcentagem ou em reais quando for preciso negociar.

Se a peça ainda não está cadastrada, dá para cadastrá-la ali mesmo, sem sair da O.S. As observações guardam o defeito relatado pelo cliente e o que apareceu no diagnóstico, e tudo sai impresso em folha A4, no cupom térmico de 58 mm ou em PDF.

Ordem de serviço aberta no Oficina Ágil com a lista de peças, os serviços de mão de obra e os totais
Peças e mão de obra entram como itens separados, com desconto e total calculado.

Quadro de O.S.: cada carro na sua etapa

Com vários carros no pátio, a pergunta que mais se repete é "em que pé está aquele serviço?". No quadro de ordens de serviço, cada O.S. é um cartão numa coluna (Em aberto, Aguardando peça, Em serviço, Serviço concluído aguardando pagamento, Fechado pago), e você arrasta o cartão quando o serviço anda.

As etapas podem ser renomeadas e ganhar cor própria, e você pode criar as que fazem sentido no seu fluxo. O prazo de entrega fica à vista, e a ordem atrasada é sinalizada antes de o cliente ligar cobrando.

Quadro de ordens de serviço do Oficina Ágil com os cartões distribuídos por etapa, de Em aberto a Fechado pago
Todas as ordens de serviço por etapa; o cartão muda de coluna quando o serviço avança.

Histórico do veículo e quilometragem em cada visita

Cada atendimento fica registrado no veículo, junto com a quilometragem daquela ordem de serviço. Quando o cliente volta, você vê o que já foi feito, quando e com quantos quilômetros: a última troca de óleo, as pastilhas que foram trocadas, a correia que ficou para depois.

Para ganhar tempo no balcão, digite a placa e o sistema busca marca, modelo, ano e motor. Pelo celular, lendo um QR Code na tela, o mecânico fotografa a placa e o hodômetro, e o sistema lê os dois e preenche a O.S. no computador. Fotos por área do veículo (frente, laterais, painel, cofre do motor) ficam guardadas com legenda e podem sair na impressão A4.

Histórico de um veículo no Oficina Ágil com as ordens de serviço anteriores e a quilometragem registrada em cada visita
No histórico do veículo, cada visita aparece com a quilometragem registrada.

Estoque de peças que acompanha as ordens de serviço

As peças lançadas na O.S. saem do estoque sozinhas, sem baixa manual depois. Compras e ajustes entram como movimentação de entrada ou saída, e cada peça guarda custo, margem e preço de venda, para o orçamento sair com o valor certo.

Os serviços de mão de obra ficam num catálogo com código e preço. Troca de óleo, alinhamento ou revisão entram na O.S. buscando pelo nome, com o mesmo valor para toda a equipe.

Financeiro e relatórios sem planilha paralela

Quando o serviço termina, você gera a conta a receber a partir da própria ordem de serviço, com a forma de pagamento: dinheiro, Pix, cartão, boleto, transferência ou cheque. Contas a pagar, como fornecedor de peças e aluguel, ficam no mesmo lugar, com baixa parcial e estorno quando algo foi lançado errado.

Os relatórios mostram o movimento do período por vários ângulos e podem ser impressos, salvos em PDF ou exportados em CSV, que abre no Excel:

  • Visão geral e ordens de serviço do período
  • Clientes e histórico de cada veículo
  • Peças e serviços mais usados
  • Peças e serviços sob responsabilidade de cada mecânico
  • Estoque

No computador da oficina e no celular

O app para Windows grava os dados no próprio computador e segue funcionando sem internet. Quando a conexão volta, ele sincroniza com o servidor e faz backup automático na nuvem a cada poucos minutos, com restauração de versões anteriores. Pelo navegador, a mesma conta abre no celular, no tablet ou em outro computador, com a tela ajustada para consultar uma O.S. ou o quadro de etapas fora do balcão.

Oficina Ágil aberto no navegador do celular mostrando uma ordem de serviço
Pelo navegador do celular, a ordem de serviço fica à mão longe do balcão.

Complementos: pós-venda por WhatsApp e PDV

Dois recursos são complementos, contratados à parte ou já inclusos em alguns planos. O Pós-venda por WhatsApp manda mensagens automáticas ao cliente: mudança de etapa da O.S., lembrete de manutenção alguns dias depois do serviço, aniversário, pedido de avaliação e campanhas. O PDV simplificado faz a venda rápida de balcão, com caixa, fiado e devolução.

Perguntas frequentes

O Oficina Ágil serve para oficina mecânica pequena?
Sim. Ele foi pensado para oficinas de pequeno e médio porte que hoje controlam o serviço no caderno ou na planilha. Quem está sozinho no balcão abre a ordem de serviço, lança peças e mão de obra, imprime e recebe; com equipe, cada mecânico aparece como responsável pelos itens que fez.
O sistema avisa quando está na hora da troca de óleo?
A quilometragem é registrada em cada ordem de serviço e fica no histórico do veículo, então você vê quando e com quantos quilômetros foi a última troca. O aviso automático ao cliente vem do complemento Pós-venda por WhatsApp, que manda um lembrete de manutenção um número de dias depois do serviço, definido pela oficina. Não há aviso automático por quilometragem.
O Oficina Ágil emite nota fiscal?
Não. O sistema não emite NF-e, NFS-e nem NFC-e. Ele cuida da ordem de serviço, do estoque, do financeiro e dos relatórios; a nota fiscal continua sendo emitida no emissor que a oficina já usa ou no portal da prefeitura ou da Sefaz.
Funciona sem internet?
O app instalado no Windows funciona sem internet: abre, cria ordens de serviço, lança peças e recebe normalmente, e sincroniza quando a conexão volta. Consulta de placa, fotos pelo celular, link de acompanhamento e WhatsApp precisam de internet, assim como o acesso pelo navegador.
Consigo encontrar os serviços já feitos num carro pela placa?
Sim. A lista de ordens de serviço busca por número, cliente, placa ou status, e o relatório de veículo reúne o histórico completo, com a quilometragem de cada visita.
Como funciona o teste grátis?
Você baixa o app para Windows ou abre pelo navegador, cria a conta com e-mail e senha e usa o sistema no período de teste sem cartão de crédito. Para continuar, basta escolher um plano: o que foi lançado no teste continua lá. Sem assinatura, o acesso é bloqueado, mas você ainda pode exportar os seus dados.

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