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Orçamento para oficina: como montar um que o cliente entende e aprova

O orçamento é o primeiro documento que o cliente recebe da oficina, e muitas vezes é ele que decide se o carro fica ou vai embora. Orçamento confuso, com tudo num valor só e sem prazo, gera desconfiança e pechincha. Orçamento claro, com peça, mão de obra e condições separadas, passa segurança e acelera a aprovação.

Abaixo, o que um bom orçamento de oficina precisa ter e como montar cada parte no Oficina Ágil, onde o orçamento já é a própria ordem de serviço: depois do sim do cliente, ele segue pelo quadro de etapas até o pagamento sem ser digitado de novo.

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O que não pode faltar num orçamento de oficina

Antes de pensar em ferramenta, vale ter claro o conteúdo. Um orçamento completo responde às perguntas que o cliente faria por telefone:

  • Dados da oficina e do cliente, com telefone para contato
  • Veículo: marca, modelo, ano, placa e quilometragem na entrada
  • Defeito relatado e o que foi encontrado no diagnóstico
  • Peças, cada uma com quantidade e valor
  • Mão de obra separada das peças
  • Descontos, se houver, e o total
  • Prazo de entrega e condições: validade do orçamento, garantia e forma de pagamento
  • Um jeito de o cliente aprovar: assinatura ou aprovação pelo celular

Peças e mão de obra em itens separados

Na ordem de serviço do Oficina Ágil, cada linha é uma peça ou um serviço, com quantidade, preço unitário, desconto e o mecânico responsável. O cliente enxerga o que é material e o que é trabalho, e você ganha o histórico certo para os relatórios de peças e de serviços.

Peças e serviços vêm do cadastro, e o preço de venda da peça pode ser calculado a partir do custo e da margem; se a peça é nova, você a cadastra ali mesmo. Para fechar negócio, o desconto pode ser aplicado no item ou no total, em porcentagem ou em reais.

Ordem de serviço aberta no Oficina Ágil com a lista de peças, os serviços de mão de obra e os totais
Cada linha é uma peça ou um serviço; o total é recalculado a cada alteração.

Veículo, quilometragem e diagnóstico

Digite a placa e o sistema busca marca, modelo, ano e motor do veículo. Ou, pelo celular, lendo o QR Code da tela, fotografe a placa e o hodômetro para o sistema ler a placa e a quilometragem. A quilometragem fica no histórico do veículo e sai impressa no orçamento.

Nas observações, escreva o defeito relatado e o diagnóstico. Fotos por área do veículo (painel, cofre do motor, laterais, rodas) ficam anexadas com legenda e registram o estado em que o carro chegou.

Prazo, validade e condições por escrito

Cada ordem de serviço tem prazo de entrega, e o quadro sinaliza quando ele passa. A validade do orçamento, a garantia e as formas de pagamento aceitas entram no termo personalizado das configurações: um texto, com negrito e listas, que sai em todas as impressões, no rodapé da folha A4 e no fim do cupom de 58 mm. Você escreve uma vez e ele vale para todos os orçamentos.

O sistema não conta os dias de validade nem bloqueia orçamento vencido: a validade fica registrada no documento que o cliente recebe.

Imprimir, salvar em PDF ou mandar o link

O orçamento sai em folha A4 com os dados da oficina, os itens, os totais, o termo e as linhas para assinatura, ou no cupom térmico de 58 mm, que traz um QR Code com o link de acompanhamento. Os dois formatos podem ser salvos em PDF para anexar numa mensagem.

Para não depender de papel, copie o link de acompanhamento e mande ao cliente pelo seu WhatsApp. Ele abre o orçamento no celular, sem login e sem instalar nada. Com o complemento Pós-venda por WhatsApp, o envio sai direto do sistema e as mensagens de mudança de etapa vão sozinhas.

Ordem de serviço impressa em folha A4 pelo Oficina Ágil, com dados da oficina, itens, totais, termo e linhas para assinatura
O orçamento impresso em A4, com o termo da oficina e espaço para assinatura.

Aprovação do cliente e o orçamento virando serviço

No link de acompanhamento, a oficina pode habilitar o botão de aprovação: o cliente toca em aprovar e a ordem de serviço anda sozinha para a etapa que você escolheu, como Em serviço. Quem prefere papel imprime em A4 e colhe a assinatura nas linhas do rodapé.

Como o orçamento já é a ordem de serviço, nada é redigitado depois do sim. O cartão segue pelo quadro (Aguardando peça, Em serviço, Serviço concluído aguardando pagamento), o estoque das peças lançadas é baixado pelo próprio sistema e, no fim, a conta a receber é gerada a partir da O.S., direto no financeiro.

Quadro de ordens de serviço do Oficina Ágil com os cartões distribuídos por etapa, de Em aberto a Fechado pago
Depois de aprovado, o orçamento segue pelo quadro de etapas até o pagamento.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre orçamento e ordem de serviço no Oficina Ágil?
No sistema, é o mesmo documento. Ele nasce na etapa Em aberto, que funciona como orçamento, e segue pelas etapas do quadro até Fechado pago. Depois da aprovação, nada precisa ser digitado de novo.
O cliente consegue aprovar o orçamento pelo celular?
Sim. Em cada ordem de serviço há o botão para copiar o link de acompanhamento, que você manda ao cliente por WhatsApp ou mensagem. O link abre no celular, sem login, e mostra a etapa, os itens e o total. Se a etapa tiver um destino de aprovação configurado, aparece o botão para aprovar e a O.S. avança sozinha no quadro.
Dá para colocar a validade no orçamento?
Sim, por escrito. A validade, a garantia e as condições de pagamento entram no termo personalizado, que sai em todas as impressões e PDFs. O sistema não conta os dias nem bloqueia orçamento vencido; o prazo que ele acompanha é o de entrega da ordem de serviço.
Posso mandar o orçamento em PDF pelo WhatsApp?
Sim. Salve a impressão A4 ou o cupom em PDF e anexe na conversa, ou copie o link de acompanhamento e cole na mensagem. O envio direto do sistema para o WhatsApp do cliente faz parte do complemento Pós-venda por WhatsApp.
O orçamento impresso tem valor fiscal?
Não. O orçamento e a ordem de serviço do Oficina Ágil são documentos de controle da oficina, e o sistema não emite nota fiscal. Se o cliente pedir nota, ela é emitida à parte, no emissor ou portal que a oficina já usa.
Como não esquecer peças ou mão de obra no orçamento?
Deixe cadastrados os serviços que você mais faz, com preço, e as peças, com custo e margem. Ao montar o orçamento, você escolhe itens do cadastro em vez de digitar de memória, e o histórico do veículo mostra o que foi feito nas visitas anteriores e o que ficou para depois.

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